Klauzula informacyjna Szefa Krajowej Administracji Skarbowej

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych użytkowników systemu SPOE KAS¹  oraz danych pozyskanych za pośrednictwem strony internetowej obsługującej system SPOE KAS lub Telefonicznego Centrum Obsługi Klienta (TCOK) przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej

Zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwane dalej „RODO” informuję, iż:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej z siedzibą w Warszawie, 00-916, ul. Świętokrzyska 12, z którym,  w sprawach wykonywania praw, które przysługują Pani/Panu na mocy RODO w związku z przetwarzaniem danych osobowych, można się kontaktować kierując korespondencję na adres:

• ul. Świętokrzyska 12, 00-916 Warszawa,
• skrzynki podawczej na platformie ePUAP: /bx1qpt265q/SkrytkaESP,
• poczty elektronicznej: kancelaria@mf.gov.pl.

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować kierując korespondencję na adres e-mail: iod@mf.gov.pl.

Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe w celu:

• pobierania opłaty za korzystanie z dróg płatnych, tj. opłaty elektronicznej w rozumieniu Ustawy o drogach publicznych, przy wykorzystaniu urządzeń mobilnych – wykonywanie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• monitorowania przewozu towarów w ramach Systemu Elektronicznego Nadzoru Transportu (SENT) na podstawie Ustawy o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi z wykorzystaniem do tego celu SPOE KAS²  – wykonywanie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• wysyłania materiałów informacyjnych oraz udzielenia dodatkowych wyjaśnień dotyczących systemu poboru opłat za korzystanie z dróg płatnych oraz dotyczących infrastruktury drogowej - na podstawie Pani/Pana zgody tj. osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
• prowadzenia korespondencji za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie etoll.gov.pl (związanej z zadanym w formularzu pytaniem) - na podstawie Pani/Pana zgody tj. osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
• rejestrowania i obsługi zgłoszeń dotyczących SPOE KAS,  przyjmowanych za pośrednictwem TCOK – na podstawie Pani/Pana zgody tj. osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa. Odrębną kategorię odbiorców Pani/Pana danych osobowych stanowią podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Administratora, w szczególności te, z którymi Szef KAS zawarł umowy na świadczenie usług utrzymaniowych i serwisowych dla użytkowanych systemów informatycznych.

Jeżeli korzystają Państwo z systemu kart flotowych, odbiorcami będą również dostawcy kart flotowych.

Administrator informuje, że dane osobowe osób obsługujących w SPOE KAS konta podmiotów zobowiązanych do uiszczania opłaty za korzystanie z dróg płatnych, tj. opłaty elektronicznej w rozumieniu Ustawy o drogach publicznych, zostały mu przekazane przez ww. podmioty.

Kategorie danych osobowych, które zostały przekazane Administratorowi to kraj zamieszkania, PESEL (w przypadku obywateli Polski), nr dokumentu tożsamości, nr karty flotowej, imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, rola. 

Dane osobowe przetwarzane będą przez okres niezbędny dla realizacji celów, dla których zostały pozyskane lub do momentu wycofania udzielonej zgody. W przypadku ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – do momentu przedawnienia tych roszczeń, a po upływie tego okresu będą archiwizowane zgodnie z okresem przewidzianym w przepisach prawa. W szczególności:

•  dane przetwarzane na podstawie art. 13ia ust. 17 pkt 1 Ustawy o drogach publicznych przechowywane są nie dłużej niż 36 miesięcy, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym właściciel, posiadacz albo użytkownik pojazdu zaprzestał przejazdu po drogach krajowych lub ich odcinkach, na których Szef KAS pobiera się opłatę elektroniczną,
  • chyba, że przed upływem tego terminu zaistnieją przesłanki prawne zobowiązujące Administratora do dłuższego przetwarzania danych osobowych, a w szczególności przed upływem ww. terminu wszczęte zostało postępowanie administracyjne lub postępowanie w sprawach o wykroczenia, w którym te dane są niezbędne, w takim przypadku dane te są przechowywane do czasu zakończenia postępowania,
• dane geolokalizacyjne przetwarzane na podstawie art. 13ia ust. 17 pkt 2 Ustawy o drogach publicznych – są przechowywane nie dłużej niż 9 miesięcy, licząc od dnia zakończenia danego przejazdu po drogach krajowych,
  • chyba, że przed upływem tego terminu wszczęte zostanie postępowanie administracyjne lub postępowanie w sprawach o wykroczenia, w którym dane te są niezbędne, w takim przypadku dane są przechowywane do czasu zakończenia danego postępowania,
• dane osobowe utrwalone w czasie rozmowy telefonicznej przy wykorzystaniu TCOK (wraz z informacjami o połączeniu, w szczególności: numerem telefonu, datą i czasem rozpoczęcia i zakończenia połączenia oraz długością trwania połączenia)  są przechowywane przez 9 miesięcy, licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym odbyła się rozmowa,
• dane przetwarzane na podstawie Pani/Pana zgody – będą przetwarzane do momentu wycofania zgody na ich przetwarzanie.

Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO), z zastrzeżeniem, że realizacja tego prawa nie może obejmować informacji niejawnych, ani naruszać tajemnic prawnie chronionych, do których zachowania zobowiązany jest Administrator oraz z zastrzeżeniem art. 5 Ustawy o ochronie danych osobowych,
•  sprostowania danych (art. 16 RODO),
•  usunięcia danych (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO), z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
•  cofnięcia wyrażonej zgody na przetwarzanie w zakresie danych objętych zgodą, bez wpływu na przetwarzanie, które miało miejsce do momentu wycofania tej zgody (art. 7 ust. 3 RODO). Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, poprzez wysłanie oświadczenia o wycofaniu tej zgody na adres korespondencyjny Administratora wskazany w pkt. 1.

W przypadku uznania, iż przetwarzanie przez Administratora danych osobowych narusza przepisy, osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Zgodnie z art. 13ia Ustawy o drogach publicznych, podanie danych osobowych podczas rejestracji w rejestrze uiszczających opłatę elektroniczną w celu poboru opłat za korzystanie z dróg płatnych jest wymogiem ustawowym - ich niepodanie będzie skutkować brakiem możliwości uiszczenia opłaty elektronicznej w SPOE KAS.  

Podanie adresu e-mail jest niezbędne do wysłania korespondencji za pośrednictwem formularza kontaktowego (niepodanie go spowoduje brak możliwości skorzystania z formularza).

Podanie danych niezbędnych do wysyłania materiałów informacyjnych dotyczących możliwości wykorzystania SPOE KAS do uiszczania opłaty elektronicznej lub opłaty za przejazd (adres e-mail i/lub numer telefonu) jest dobrowolne (niepodanie implikuje brak możliwości telefonicznego i/lub mailowego otrzymania ww. materiałów).

Podanie, w czasie rozmowy telefonicznej przy wykorzystaniu TCOK danych kontaktowych (telefon, adres e-mail, adres do korespondencji), a w przypadku użytkowników zarejestrowanych w SPOE KAS - podanie danych pozwalających zidentyfikować numer Pana/Pani Konta Klienta w systemie SPOE KAS, a także udostępnienie głosu, jest dobrowolne, ale niezbędne w celu podjęcia działań związanych z zarejestrowaniem i obsługą zgłoszeń dotyczących SPOE KAS.

Przetwarzane przez Administratora dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym do profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO.

Administrator z własnej inicjatywy nie ma zamiaru przekazania Pani/Pana danych osobowych do odbiorcy w państwie trzecim lub organizacji międzynarodowej.

Pani/Pana dane będą przekazywane do krajów trzecich wyłącznie w przypadku, kiedy korzysta Pan/Pani z usług dostawcy kart flotowych mającego siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L 119 z dnia 4 maja 2016, str. 1, z późn. zm.).

USTAWA z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 320) zwana Ustawą o drogach publicznych.

USTAWA z dnia 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi (Dz.U. z 2023 r. poz. 104) zwana Ustawą o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi.

USTAWA z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) zwana Ustawą o ochronie danych osobowych.

^{1 SPOE KAS - system teleinformatyczny, za pomocą którego Szef KAS pobiera opłatę elektroniczną na podstawie art. 13hb ust. 1bb ustawy z 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 320), zwanej dalej „Ustawą o drogach publicznych”; dodatkowo jeden z modułów systemu (Aplikacja mobilna e-TOLL PL) może być wykorzystywany również do monitorowania przewozu towarów w ramach Systemu Elektronicznego Nadzoru Transportu (SENT) na podstawie ustawy z 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi (Dz.U. z 2023 r. poz. 104) (tzn. funkcjonalności Aplikacji mobilna e-TOLL PL pozwalają na oznaczenie rozpoczęcia i zakończenia przewozów monitorowanych w SENT).}

^{2 Patrz przypis 1}