Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych użytkowników systemu SPOE KAS* przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej

Zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwane dalej „RODO” informuję, iż:

Administrator
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej z siedzibą w Warszawie, 00-916, ul. Świętokrzyska 12.

W sprawach wykonywania praw, które przysługują Pani/Panu na mocy RODO w związku z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Administratorem wysyłając korespondencję na adres: 00-960 Warszawa, ul. Świętokrzyska 12, korespondencję elektroniczną na adres: kancelaria@mf.gov.pl lub na adres ePUAP: /bx1qpt265q/SkrytkaESP. 

Inspektor Ochrony Danych
W sprawach wykonywania praw, które przysługują Pani/Panu na mocy RODO w związku z przetwarzaniem danych osobowych, można też kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych - wysyłając korespondencję elektroniczną na adres: IOD@mf.gov.pl.

Cele i podstawy przetwarzania
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu:
•    pobierania opłaty za korzystanie z dróg płatnych, tj. opłaty elektronicznej w rozumieniu Ustawy o drogach publicznych lub opłaty za przejazd w rozumieniu Ustawy o autostradach płatnych oraz o KFD, przy wykorzystaniu urządzeń mobilnych – wykonywanie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
•    monitorowania przewozu towarów w ramach Systemu Elektronicznego Nadzoru Transportu (SENT) na podstawie Ustawy o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi z wykorzystaniem do tego celu SPOE KAS**  – wykonywanie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
•    wysyłania materiałów informacyjnych dotyczących systemu poboru opłat za korzystanie z dróg płatnych oraz dotyczących infrastruktury drogowej - na podstawie Pani/Pana zgody tj.  osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
•    w celu prowadzenia korespondencji za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie etoll.gov.pl (związanej z zadanym w formularzu pytaniem) - na podstawie Pani/Pana zgody tj. osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Dobrowolność / obowiązek podania danych osobowych 
Zgodnie z art. 13ia Ustawy o drogach publicznych, podanie danych osobowych podczas rejestracji w rejestrze uiszczających opłatę elektroniczną w celu poboru opłat za korzystanie z dróg płatnych jest wymogiem ustawowym - ich niepodanie będzie skutkować brakiem możliwości uiszczenia opłaty elektronicznej lub opłaty za przejazd w SPOE KAS. 
Podanie adresu e-mail jest niezbędne do: 
•    dokonania rejestracji online (niepodanie go spowoduje brak możliwości rejestracji w tej formie),
•    wysłania korespondencji za pośrednictwem formularza kontaktowego (niepodanie go spowoduje brak możliwości skorzystania z formularza),
•    wysłania zakupionego e-biletu autostradowego w sklepie na etoll.gov.pl (niepodanie go spowoduje brak możliwości wysyłki biletu na skrzynkę mailową).
Podanie danych niezbędnych do wysyłania materiałów informacyjnych dotyczących możliwości wykorzystania SPOE KAS do uiszczania opłaty elektronicznej lub opłaty za przejazd (adres e-mail i/lub numer telefonu) jest dobrowolne (niepodanie implikuje brak możliwości telefonicznego i/lub mailowego otrzymania ww. materiałów).
Podanie przez Panią/Pana danych kontaktowych w celu zainicjowania korespondencji z Administratorem za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie etoll.gov.pl jest dobrowolne, ale niezbędne do prowadzenie korespondencji związanej z zadanym pytaniem przez Panią/Pana za pośrednictwem formularza kontaktowego

Odbiorcy danych osobowych
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa. Odrębną kategorię odbiorców Pani/Pana danych osobowych stanowią podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Administratora, w szczególności te, z którymi Szef KAS zawarł umowy na świadczenie usług utrzymaniowych i serwisowych dla użytkowanych systemów informatycznych.
Jeżeli korzystają Państwo z systemu kart flotowych, odbiorcami będą również dostawcy kart flotowych. Pani/Pana dane będą przekazywane do krajów trzecich wyłącznie w przypadku, kiedy korzystają Państwo z usług dostawcy kart flotowych mającego siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Źródło pochodzenia danych osobowych
Administrator informuje, że dane osobowe osób obsługujących w SPOE KAS konta podmiotów zobowiązanych do uiszczania opłaty za korzystanie z dróg płatnych, tj. opłaty elektronicznej w rozumieniu Ustawy o drogach publicznych lub opłaty za przejazd w rozumieniu Ustawy o autostradach płatnych oraz o KFD, zostały mu przekazane przez ww. podmioty.
Kategorie danych osobowych, które zostały przekazane Administratorowi to kraj zamieszkania, PESEL (w przypadku obywateli Polski), nr dokumentu tożsamości, nr karty flotowej, imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, rola.

Okres przechowywania danych
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do czasu realizacji celu przetwarzania, z uwzględnieniem okresu przedawnienia roszczeń, a także okresu archiwizacji zgodnie z obowiązującymi przepisami. W szczególności:
•    dane przetwarzane na podstawie art. 13ia ust. 17 pkt 1 Ustawy o drogach publicznych przechowywane są nie dłużej niż 36 miesięcy, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym właściciel, posiadacz albo użytkownik pojazdu zaprzestał przejazdu po drogach krajowych lub ich odcinkach, na których Szef KAS pobiera się opłatę elektroniczną,

chyba, że przed upływem tego terminu zaistnieją przesłanki prawne zobowiązujące Administratora do dłuższego przetwarzania danych osobowych, a w szczególności przed upływem ww. terminu wszczęte zostało postępowanie administracyjne lub postępowanie w sprawach o wykroczenia, w którym te dane są niezbędne, w takim przypadku dane te są przechowywane do czasu zakończenia postępowania,

•    dane przetwarzane na podstawie art. 37a ust. 30 Ustawy o autostradach płatnych oraz o KFD tzn. w przypadku realizacji opłaty z wykorzystaniem „biletu autostradowego” za przejazd autostradą, na której pobierana jest opłata przez Szefa KAS - dane gromadzone są i przechowywane nie krócej niż 12 miesięcy i nie dłużej niż 24 miesiące, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił przejazd autostradą lub jej odcinkiem,

-  chyba, że przed upływem tego terminu zostanie wystawione wezwanie, o którym mowa w art. 37ge ust. 7 Ustawy o autostradach płatnych oraz o KFD, do uiszczenia opłaty dodatkowej za przejazd autostradą bez wniesienia wymaganej opłaty, wszczęte postępowanie administracyjne, egzekucyjne lub sądowo administracyjne, w którym dane te są niezbędne, w takim przypadku dane są przechowywane do czasu zakończenia danego postępowania,

•    dane geolokalizacyjne przetwarzane na podstawie art. 13ia ust. 17 pkt 2 Ustawy o drogach publicznych – są przechowywane nie dłużej niż 9 miesięcy, licząc od dnia zakończenia danego przejazdu po drogach krajowych

- chyba, że przed upływem tego terminu wszczęte zostanie postępowanie administracyjne lub postępowanie w sprawach o wykroczenia, w którym dane te są niezbędne, w takim przypadku dane są przechowywane do czasu zakończenia danego postępowania,

•    dane przetwarzane na podstawie Pani/Pana zgody – będą przetwarzane do momentu wycofania zgody na ich przetwarzanie.

Prawa przysługujące podmiotom danych osobowych
Przysługuje Pani/Panu prawo do:
•    dostępu do treści danych, na podstawie art. 15 RODO z zastrzeżeniem, że realizacja tego prawa nie może obejmować informacji niejawnych, ani naruszać tajemnic prawnie chronionych, do których zachowania zobowiązany jest Administrator oraz z zastrzeżeniem art. 5 Ustawy o ochronie danych osobowych;
•    sprostowania danych, na podstawie art. 16 RODO;
•    usunięcia danych, na podstawie art. 17 RODO;
•    ograniczenia przetwarzania danych, na podstawie art. 18 RODO;
•    wycofania udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych w każdym momencie z zastrzeżeniem, że wycofanie zgody nie wpływa na przetwarzanie dokonane przed jej wycofaniem; 
•    w przypadku uznania, iż przetwarzanie przez Administratora Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy, przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji oraz profilowanie
Dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym do profilowania.

Podstawa prawna
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) zwane RODO,

• USTAWA z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1645) zwana Ustawa o drogach publicznych
• USTAWA z dnia 27 października 1994 r. o autostradach płatnych oraz o Krajowym Funduszu Drogowym (Dz. U. z 2022 r. poz. 2483 z późn. zm.) zwana Ustawa o autostradach płatnych oraz o KFD
• USTAWA z dnia 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi (Dz.U. z 2023 r. poz. 104) zwana Ustawa o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi
• USTAWA z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) zwana Ustawa o ochronie danych osobowych

*SPOE KAS - system teleinformatyczny za pomocą, którego Szef KAS pobiera opłatę elektroniczną na podstawie art. 13 hb ust. 1 bb Ustawy o drogach publicznych, system może być wykorzystywany również do monitorowania przewozu towarów w ramach Systemu Elektronicznego Nadzoru Transportu (SENT) na podstawie Ustawy o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi.

**Patrz przypis 1